嵐のように降ってくる事務処理

最近、本当に思う。

事務処理が多い。

しかも、

「なぜこれをやるのか」

がよく分からないものも多い。

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突然、長いメールが来る

ある日突然メールが来る。

長い。

とにかく長い。

何をしてほしいのか分からない。

結論が見えない。

背景説明も曖昧。

ただ一つだけ明確なのは、

納期だけ

だ。

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「申し訳ありませんが至急お願いします」

そんな一文とともに、依頼が飛んでくる。

こちらにも仕事がある。

• 予算もある
• お客様もいる
• 部下もいる
• 進行中の案件もある

でも関係ない。

とにかく急ぎらしい。

正直、

「またか」

と思う。

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昔は腹を立てていた

昔は腹を立てていた。

今も多少は腹が立つ。

ただ最近、少し違うことを考えるようになった。

なぜこんなことが起きるのだろう。

個人の問題なのか。

それとも構造の問題なのか。

おそらく後者だと思う。

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大企業では管理する人が増える

大企業には、現場で価値を生む人と、管理する人がいる。

もちろん管理は必要だ。

• 統制
• リスク管理
• コンプライアンス
• 内部報告
• 全社ルールの運用

会社が大きくなれば、これらは避けられない。

問題はここからだ。

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管理のための管理が始まる

管理する人は、管理することが仕事になる。

すると、管理のための資料が増える。

資料が増えると、確認作業が増える。

確認作業が増えると、新しいルールが増える。

新しいルールが増えると、また資料が増える。

気がつけば、誰も止められない。

事務処理が自己増殖する。

まるで生き物みたいだ。

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作った本人も目的を見失う

そして怖いのは、作った本人も、何のためにやっているか分からなくなっていることがある。

依頼文は長い。

説明も多い。

でも、結論がない。

結局、現場側は、

「で、何をすればいいのか」

を探すところから始まる。

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人を入れ替えても、同じ構造ならまた起きる

昔は、

「この人たちがいなくなれば会社は良くなる」

と思っていた。

でも今は少し違う。

人を入れ替えても、同じ構造ならまた同じことが起きる。

つまり問題は、

人よりも仕組み

なのだと思う。

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改善できることはある

もちろん、改善余地はある。

• 依頼は短くできる
• 結論から書ける
• 目的を明確にできる
• 優先順位を示せる
• 本当に必要な作業だけに絞れる

ただ、それだけで全部は解決しない。

会社が大きくなればなるほど、管理は増える。

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本当に必要なのは、目的を明確にすること

だから本当に必要なのは、事務処理を減らすことだけではない。

「何のためにやるのか」

を明確にすることなのかもしれない。

意味が分かれば、人は意外と頑張れる。

逆に意味が分からないと、どんな小さな作業でも重い。

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最後に

最近降ってくる大量の事務処理を見ながら、そんなことを考えている。

とはいえ、明日もまた新しい依頼は来るのだろう。

そして私は、メールを開いて思う。

「で、結局何をすればいいんだろう」

と。