最近、本当に思う。
事務処理が多い。
しかも、
「なぜこれをやるのか」
がよく分からないものも多い。
突然、長いメールが来る
ある日突然メールが来る。
長い。
とにかく長い。
何をしてほしいのか分からない。
結論が見えない。
背景説明も曖昧。
ただ一つだけ明確なのは、
納期だけ
だ。
「申し訳ありませんが至急お願いします」
そんな一文とともに、依頼が飛んでくる。
こちらにも仕事がある。
- 予算もある
- お客様もいる
- 部下もいる
- 進行中の案件もある
でも関係ない。
とにかく急ぎらしい。
正直、
「またか」
と思う。
昔は腹を立てていた
昔は腹を立てていた。
今も多少は腹が立つ。
ただ最近、少し違うことを考えるようになった。
なぜこんなことが起きるのだろう。
個人の問題なのか。
それとも構造の問題なのか。
おそらく後者だと思う。
大企業では管理する人が増える
大企業には、現場で価値を生む人と、管理する人がいる。
もちろん管理は必要だ。
- 統制
- リスク管理
- コンプライアンス
- 内部報告
- 全社ルールの運用
会社が大きくなれば、これらは避けられない。
問題はここからだ。
管理のための管理が始まる
管理する人は、管理することが仕事になる。
すると、管理のための資料が増える。
資料が増えると、確認作業が増える。
確認作業が増えると、新しいルールが増える。
新しいルールが増えると、また資料が増える。
気がつけば、誰も止められない。
事務処理が自己増殖する。
まるで生き物みたいだ。
作った本人も目的を見失う
そして怖いのは、作った本人も、何のためにやっているか分からなくなっていることがある。
依頼文は長い。
説明も多い。
でも、結論がない。
結局、現場側は、
「で、何をすればいいのか」
を探すところから始まる。
人を入れ替えても、同じ構造ならまた起きる
昔は、
「この人たちがいなくなれば会社は良くなる」
と思っていた。
でも今は少し違う。
人を入れ替えても、同じ構造ならまた同じことが起きる。
つまり問題は、
人よりも仕組み
なのだと思う。
改善できることはある
もちろん、改善余地はある。
- 依頼は短くできる
- 結論から書ける
- 目的を明確にできる
- 優先順位を示せる
- 本当に必要な作業だけに絞れる
ただ、それだけで全部は解決しない。
会社が大きくなればなるほど、管理は増える。
本当に必要なのは、目的を明確にすること
だから本当に必要なのは、事務処理を減らすことだけではない。
「何のためにやるのか」
を明確にすることなのかもしれない。
意味が分かれば、人は意外と頑張れる。
逆に意味が分からないと、どんな小さな作業でも重い。
最後に
最近降ってくる大量の事務処理を見ながら、そんなことを考えている。
とはいえ、明日もまた新しい依頼は来るのだろう。
そして私は、メールを開いて思う。
「で、結局何をすればいいんだろう」
と。
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